展示会や研究会に参加していると気になるのが協賛ブースに人がまばらなことです。
そんな私も10年ほど前は「ブースに寄ったら買わされるのではないか」と怖くて近寄るのを避けていたときがありました。
でも実際には、押し売りされたことは一度もなく、逆に開催期間内でいろいろなサービスを知り、比較・検討できるので効率よく情報収集ができることがわかりました。
近年、私自身、展示会や研究会の運営側になる機会も増えています。運営側は当日の集客を心配するあまり、会場で行われるシンポジウムのお知らせに力を入れる傾向があります。
ただ、お金を払って参加してくれている協賛企業がメリットを感じないと翌年スポンサーになってくれず、展示会自体の開催が危ぶまれる可能性もあります。
協賛ブースエリアの盛り上げのため、できることをまとめてみました。
事前準備
ウェブサイトにタイムリーな掲載
協賛企業が決まったら、ウェブサイトにタイムリーに掲載しましょう。
協賛企業名が出ることで、他の企業も「あそこが出ているなら」と関心を持ってくれるかもしれません。
また
- 提供しているサービス
- ブースに立ち寄った方へのサービス
の情報を聞いて、ウェブに載せる参加者に事前にお知らせしましょう。
メールマガジンでの紹介
メールマガジンを出しているのであれば、協賛企業の紹介も忘れずに行いましょう。
最近はブースの中でミニシンポジウムや相談会などのプログラムを提供している場合もあります。ブース内で行われるプログラムがあれば、紹介するようにしましょう。
メールマガジンも、運営側が主催するシンポジウムのお知らせが中心となりがちですが、協賛企業の情報提供もお忘れなく。
FacebookなどのSNS
Facebookを運用していたら、そこでも協賛企業の紹介をしましょう。協賛企業が多く1社1社の紹介ができない場合は、公式サイトの中にある「ブースエリア」についての記事を書いて、誘導を図りましょう。
協賛企業のウェブサイトやSNSで呼びかけてもらう
運営側のメディアだけではなく、ブースを出す協賛企業のメディアにも展示会・研究会について紹介する記事を書いてもらいましょう。
ただ記事を書いてもらうためには、こちら側が積極的に協賛企業のブースを紹介していることが重要です。
こちらがなにもやらず、ウェブサイトにも掲載していない状態でお願いだけするのは失礼です。
エリアの設計
会場の奥にひっそりとブースが置かれているシンポジウムも見られます。きちんと人が通る導線上にブースを置くようにしましょう。
人が通らないところにブースがあると、座っている側も参加者数を把握することができず「来客の少ないシンポジウムだった」という評価を受け、翌年の協賛を取りやめるところもあるかもしれません。
また、ブースエリアにリフレッシュメントを置く、食事ができるエリアにするなどして、人が集まる仕掛けをつくりましょう。
当日
すべてのシンポジウムの終わりにブースエリアの紹介をする
シンポジウムの司会者の台本をつくるところが多いと思います。
シンポジウムの最後に、司会者から「これからの休憩時間、ぜひブースエリアにお立ち寄りください。業務改善のために役立つサービスを知ることができます」とお知らせしましょう。
スタッフを配置する
ブースエリアは野放し状態にしていませんか？
ブースエリアの入り口にもスタッフを配置して、ブースエリア内に誘導しましょう。
プレゼンテーションの時間をつくる
ブース出展者のプレゼンの機会をつくりましょう。
できれば参加者がすべて集まっているタイミングで行うのがよいと思います。
私がおすすめしているのは、1社3分、トークのみ（スライドなし）です。ちょうど先日私が協賛企業のブース出展の紹介の司会をした時の流れを紹介します。
- 司会が企業名を伝える
- 企業が自社サービスを紹介
- 司会が、参加者が抱えているであろう困りごとが、このサービスを使えばこう解決することを伝える
- 司会が、企業に今日ブースに来た人が受けられるお得情報があれば聞く
- 企業がお得情報を伝える（グッズがもらえる、割引が受けられるなど）
- 司会が、お得情報を繰り返し会場に伝えて、ブースへの呼びかけをする
「なぜブースに行く必要があるのか」を司会を通じて伝えることで、印象に残るブース紹介になると思いました。
その代わり司会を頼まれたときは、事前にサービスを調べるなどリサーチは怠らないようにしています。
終了後
お礼と報告
終了後、お礼と報告を忘れないように！
特に協賛企業は
- 参加者の人数
- 参加者からの展示会・研究会の評価
を気にするものです。
アンケートの集計の結果もシェアするようにしましょう。
協賛企業のブースの改善点についてヒアリング
ブースエリアについて改善点があれば、アイディアをいただくようにしましょう。
会の趣旨に賛同して協賛を決めた企業・団体と「一緒につくり上げて、この業界を盛り上げたい」という思いを共有しましょう。
これは私が運営側・参加者側、時には協賛企業としてブースに出店した経験からまとめたものです。ほかにもよいアイディアがあればぜひお寄せください。この記事も定期的にアップデートしていきたいと思っています。